Hướng dẫn thủ tục

•  Có một số học phần, môn học trong chương trình trao đổi học tập phù hợp với chương trình đào tạo tương ứng của USTH và được Lãnh đạo khoa xác nhận khả năng công nhận, chuyển đổi tín chỉ;

•  Có đủ điều kiện tài chính để thực hiện chương trình trao đổi học tập ở nước ngoài đối với các trường hợp phải tự túc một phần hoặc toàn bộ kinh phí;
•  Đã hoàn thành nghĩa vụ học phí và các khoản phí khác;
•  Không bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập trở lên, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự tính đến thời điểm đăng ký đi trao đổi học tập.
• Người ứng tuyển phải là sinh viên USTH cho đến khi kết thúc chương trình trao đổi/ thực tập tại đơn vị đối tác.

Sinh viên đáp ứng các điều kiện đi học tập trao đổi nước ngoài thực hiện các bước sau:

1. Sinh viên nộp hồ sơ xin đi học tập trao đổi cho phòng Hợp tác quốc tế (HTQT) (Mẫu 1);

2. Phòng HTQT chuyển Lãnh đạo khoa xử lý hồ sơ của sinh viên, xem xét các điều kiện đi học tập trao đổi, đánh giá và xếp hạng hồ sơ của sinh viên, làm Tờ trình Ban Giám hiệu (BGH) phê duyệt về nguyên tắc (Mẫu 2).

3.  Phòng HTQT có trách nhiệm:
a) Căn cứ ý kiến của BGH tại Tờ trình của khoa, thông báo kết quả cho sinh viên.
b) Sinh viên xác nhận tham dự hoặc không tham dự chương trình.
c) Phòng HTQT gửi danh sách đề cử sang trường đối tác; căn cứ kết quả lựa chọn của trường đối tác, Phòng HTQT soạn quyết định cử sinh viên đi học tập trao đổi nước ngoài, trình BGH ký ban hành (Mẫu 3).
d) Trình ký thỏa thuận học tập theo quy trình được thống nhất giữa hai Bên (Mẫu 4, hoặc Mẫu 5)

5. Sinh viên nhận QĐ cử đi nước ngoài tại phòng HTQT.

6. Sinh viên hoàn thành mẫu xác nhận ngay khi đến đơn vị tiếp tiếp nhận ở nước ngoài (Mẫu 6) và xin đơn vị tiếp nhận xác nhận khi nhập học và khi hoàn thành kỳ học

• Được khoa cử tư vấn, hỗ trợ tìm địa điểm trao đổi học tập ở nước ngoài, hướng dẫn và hỗ trợ hoàn thành các thủ tục xin đi trao đổi học tập ở nước ngoài;
• Được nhận học bổng, kinh phí tài trợ từ các cá nhân, tổ chức nước ngoài theo quy định của pháp luật và của USTH khi đáp ứng các tiêu chí tuyển chọn của chương trình học bổng, tài trợ;
• Được đánh giá, công nhận, miễn các môn học tương đương;
• Được bảo hộ công dân theo quy định của Nhà nước Việt Nam.

• Nghiêm chỉnh chấp hành quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật và phong tục, tập quán của nước sở tại; thực hiện nội quy, quy chế của cơ sở tiếp nhận nước ngoài; giữ gìn và phát triển quan hệ hữu nghị với các tổ chức, cá nhân và cộng đồng dân cư nước sở tại;
• Tuân thủ các quy định liên quan trong Quy chế đào tạo của USTH;
  Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi đến nơi trao đổi, sinh viên báo cáo khoa cử đi học tập trao đổi và phòng HTQT về việc đã được tiếp nhận vào cơ sở trao đổi học tập (Mẫu 6);
• Thực hiện đúng nội dung Quyết định của Hiệu trưởng về việc cử sinh viên đi trao đổi ở nước ngoài và thỏa thuận học tập  đã được ký kết;
• Kịp thời cập nhật thông tin cho Khoa cử về điều kiện học tập, những khó khăn mà sinh viên gặp phải để Khoa kịp thời xử lý theo thẩm quyền hoặc trình BGH phê duyệt phương án xử lý;
• Chịu trách nhiệm cá nhân khi đi học tập ở nước ngoài khi không có quyết định của USTH;
• Thực hiện thủ tục đăng ký công dân với cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài.

1. Trong thời hạn tối đa là 10 ngày làm việc kể từ khi kết thúc trao đổi, sinh viên nộp cho khoa cử:
a) Báo cáo kết thúc trao đổi của cơ sở tiếp nhận trao đổi (Mẫu 7);
b) Bản chụp hộ chiếu trang có ảnh và trang đóng dấu thị thực xuất, nhập cảnh.

2. Trường hợp không hoàn thành chương trình trao đổi, sinh viên cần nộp giấy tờ nêu rõ lý do không hoàn thành.

3. Sau khi xem xét, đánh giá hồ sơ của sinh viên, khoa cử sinh viên đi trao đổi ở nước ngoài tổng hợp danh sách theo đợt, chuyển Bộ phận HTQT theo dõi, đánh giá, báo cáo BGH tình hình sinh viên đi trao đổi ở nước ngoài.

4. Sinh viên vi phạm pháp luật Việt Nam, pháp luật của nước sở tại, vi phạm các quy định của cơ sở tiếp nhận trao đổi thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành của pháp luật và quy định của USTH.