Chức năng
Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác năm; quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác tổng hợp, thống kê; công tác pháp chế; công tác đấu thầu, mua sắm; công tác lễ tân, khánh tiết và tổ chức sự kiện; in ấn phôi, cấp phát phôi văn bằng chứng chỉ; quản trị công sở và phục vụ hậu cần của Trường.
Nhiệm vụ
1. Chương trình, kế hoạch công tác năm, xây dựng chiến lược
a) Tổng hợp, xây dựng, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác năm của Trường; giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác và hướng dẫn các đơn vị phối hợp thực hiện;
b) Tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường.
2. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
a) Quản lý, tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật về văn thư lưu trữ và quy chế văn thư của nhà trường; tiếp nhận, kiểm tra thể thức; kỹ thuật trình bày văn bản; kiểm soát hồ sơ giải quyết công việc của các đơn vị trước khi trình Hiệu trưởng ký, phê duyệt;
b) Quản lý con dấu của Trường và bộ tên khắc của lãnh đạo Nhà trường theo quy định hiện hành; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;
c) Thực hiện thủ tục cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, viên chức và người lao động, học viên, sinh viên theo ủy nhiệm của Hiệu trưởng;
d) Chứng thực, sao lục các văn bản, văn bằng chứng chỉ, các giấy tờ hành chính của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên của Trường trong phạm vi được ủy quyền và theo quy định của luật hiện hành. Ký thừa lệnh các văn bản do Hiệu trưởng giao;
e) Chuẩn bị các văn bản và thực hiện công tác thư ký các cuộc họp do Hiệu trưởng chủ trì; ghi chép biên bản, soạn thảo các kết luận, thông báo của Hiệu trưởng tại các cuộc họp, hội nghị gửi các đơn vị trong và ngoài Trường;
f) Chuẩn bị lịch công tác hàng tuần, hàng tháng của BGH; phối hợp các đơn vị liên quan tổ chức các chuyến công tác trong và ngoài nước của BGH;
g) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu, hướng dẫn các đơn vị lưu trư tài liệu theo đúng quy định;
h) Trình duyệt danh mục và mua sắm văn phòng phẩm, phân phối cho lãnh đạo Trường và các đơn vị thuộc Trường. Đầu mối phụ trách in ấn các tài liệu, ấn phẩm truyền thông, giấy thi, giấy nháp, mua các ấn phẩm văn hóa, phục vụ các dịp lễ tết, các cuộc thăm hỏi, chúc mừng theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
i) Quản lý và điều hành hoạt động Thư viện ;
j) Xây dựng cơ sở dữ liệu chung của toàn Trường.
3. Công tác tổng hợp, thống kê
a) Chủ trì thực hiện các báo cáo tổng hợp của Trường gửi các Bộ, ban, ngành hoặc tương đương;
b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thực hiện thực hiện công tác thống kê, tổng hợp định kỳ và đột xuất các số liệu của Trường phục vụ công tác báo cáo.
4. Công tác pháp chế
a) Chủ trì, phối hợp tham gia góp ý kiến dự thảo các quy định, quy chế thuộc phạm vi ban hành của Hiệu trưởng và do các đơn vị trong Trường soạn thảo, các văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) và các văn bản khác do các cơ quan, đơn vị ngoài Trường gửi xin ý kiến;
b) Theo dõi, kiểm tra, tổ chức thực hiện các văn bản QPPL, văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hiệu trưởng.
5. Công tác đấu thầu, mua sắm
a) Tổ chức thực hiện quy trình lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản và dự án đầu tư xây dựng phục vụ hoạt động giảng day, nghiên cứu và phát triển Nhà trường, đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh công bằng và hiệu quả;
b) Theo dõi, kiểm tra và phối hợp xử lý các vấn đề phát đề phát sinh trong quá trình thực hiện các gói thầu để đảm bảo tuân thủ quy định của hợp đồng và pháp luật;
c) Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện công tác đấu thầu, mua sắm cho Hiệu trưởng và các cấp có thẩm quyền.
6. Công tác lễ tân khánh tiết và tổ chức sự kiện
a) Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường;
b) chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức họp Hội đồng trường, các hội nghị sơ kết, tổng kết, gặp mặt đầu năm, hội nghị viên chức và người lao động, các ngày kỷ niệm, sự kiện lớn của Trường theo sự phân công của Hiệu trưởng;
c) Quản lý và bố trí sử dụng các phòng họp của Trường.
7. In phôi, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ
a) Thiết kế mẫu phôi văn bằng; gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo và Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Công an thành phố Hà Nội mẫu phôi văn bằng để báo cáo; công bố công khai mẫu phôi văn bằng trên trang thông tin điện tử của Trường;
b) Xây dựng quy chế về bảo quản, sử dụng, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ theo đúng quy định;
c) Tổ chức thực hiện việc in phôi văn bằng; lưu trữ, bảo quản và bảo mật phôi văn bằng;
d) Lập hồ sơ quản lý việc in, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ phôi văn bằng.
8. Quản trị công sở, phục vụ hậu cần
a) Quản lý nhà đất trong phạm vi Trường, trụ sở làm việc; chủ trì công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của Trường;
b) Quản lý điều hành sử dụng xe ô tô đảm bảo phương tiện đi lại, công tác cho lãnh đạo, cán bộ, giảng viên, người lao động theo quy định của Trường và của pháp luật;
c) Quản lý, thực hiện công tác an ninh trật tự;
d) Quản lý, thực hiện công tác vệ sinh môi trường;
e) Quản lý vận hành hệ thống điện nước, phòng cháy chữa cháy, hệ thống điều hòa và hệ thống camera an ninh của Trường.
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
